運用マニュアル

2社員に企業コードを配る

1. 「ホーム」の上にある6文字の企業コードを見る会社ごとに1つです。
2. 社員に「公式LINE を友だち追加 → トークに企業コードを送る」と伝える届いたリンクから名前などを入れると登録が終わります。紙の案内は運営が用意します。
3. 「登録ずみ／全員」の数で進み具合を見る「確認が要る人」が出たら「社員」タブで部署を確かめてください。

3アンケートの配信を承認する

1. 「承認待ち」に出た回の「承認」を押す3か月ごとの短い回が、自動で案として出ます。
2. 繁忙期などで見送る時は「見送り」次の回に回ります。

配信の3日目と締切の前日に、未回答の人へ LINE で自動の催促が届きます（1人2回まで）。

4未回答の人に声をかける

1. 締切が過ぎると「声かけ候補（未回答）」に名前が出る催促2回でも答えていない方です。
2. ひと声かけて「声をかけた」を押す答えないことで不利になることはない、と添えてください。

5面談候補と話す

1. 「面談候補」に出た人の「詳しく」を押す任意アンケートの数字が、決まった条件に当てはまった方です。血液型・年齢などは使っていません。
2. 面談の日を決めたら「予定した」、話したら「実施した（記録する）」面談は評価のためではなく、困りごとを聞くためのものです。個人の画面に「面談で聞くこと」の案が出ます。
3. 記録は4つを選ぶだけ（約30秒）面談した日／話のテーマ（いくつでも）／決めたこと（1つ）／いつまでに確かめる。ひと言（100字）は任意で、業務の調整と次に確かめることだけを書きます。本人を採点する欄はありません。体調・家族のことは書きません（その話は実施者・相談先へ）。
4. 期限が来たら LINE で知らせが届くホームの「面談で決めたこと」で「実施した／まだ／変えた」を1タップ。
5. 変化は本人の答えで見る個人の画面に、面談の前の回と後の回（面談から14日以上あと）の同じ問いの答えが並びます。面談があった人には、次の回が届いている間に「前回の面談のあと、何か変わりましたか」という任意の1問が出ます（答えは管理者が見ます。面談した担当者には見せません）。

はじめに、設定の「面談の記録の決まり」で取扱規程のひな形を確かめ、社内に周知した日を入れてください（入れるまで記録は使えません）。記録は AI に送らず、作成から2年で消えます。見られるのは管理者と担当者だけです。

診断や「辞める人の判定」ではありません。数字だけで本人を責めないでください。

6カウンセリングの申し込みの段取り

1. LINE に「カウンセリングの申し込み 受付 #3」のような知らせが届くロック画面に名前が出ないよう、LINE の文には名前を書いていません。
2. 知らせの中のリンクを開く管理画面の「カウンセリングの申し込み」の、その人の行が色付きで開きます。名前・部署・希望の方法がここに出ます。
3. カウンセラーと日時を合わせてから「日程を決める」カウンセラーは、会社に付き合いのある相談先（産業医・カウンセラーなど）があればそちら、無ければ当社（SECRET MEDICINE）が提携する公認心理師です（別オプション）。会社の相談先を使う時は運営に伝えてください（画面の相談先が切り替わります）。決めた日時と場所は、本人の LINE に届きます。
4. 終わったら「終わった」を押すカウンセラーからの報告は、個人が特定されない要点だけを記録してください。

相談の中身は聞かないでください。部署長には表示されません。社員が「個人的な相談」を直接申し込んだ場合は、会社には何も届きません。

7会社のまとめ・円グラフを見る

1. 「結果」タブを開く上から、会社のまとめ（指数の円）→ 会社の顔ぶれ → 部署ごと → 属性で見る、の順です。
2. 「会社の顔ぶれ」の円グラフで、年代・勤続・雇用形態・性別・血液型などの割合を見る1人1つの区分だけ円にしています。資格など複数ある物は横棒です。
3. 「分布」の棒を押すと、その点数の人の一覧が開く任意アンケートなので名前まで見られます。57問は本人が共有した回だけです。点数の低い人を探す使い方はしないでください（順位ではありません）。
4. 「自分の動き方」「関わり方」（360度の後半）を読む本人が自分のふだんの行動をふり返って答えたものです（5点満点・高いほど良い）。採用・配置・評価には使いません。低い時は、本人の性格より先に「人手・権限・教わる機会が足りていないか」を疑ってください。

ハラスメントの目安に「（2回以上の答えあり）」と出た時は、10人以上の集まりの中に「2回以上あった」と答えた人が少なくとも1人いる、という意味です（人数は出しません・目安の段階は同じ決め方です）。

ハラスメントの問いの読み方：「あった」と答えた人がいると、次の平日の朝 LINE に人数だけが届きます（名前は入りません）。会社のまとめの目安（見当たらない／気になる／確かめたい）は10人以上の集まりの時だけ出ます。目安が出ても、誰かを探したり、職場で「誰が答えたか」を聞いたりしないでください。やることは①相談窓口（カウンセラー・会社の相談先）をもう一度みんなに知らせる、②困りごとの話があった時は、関わった人から別々に話を聞く、の2つです。「個人の結果」には本人の「あった／なかった」が出ますが、本人から相談が無い限り、それを理由に呼び出さないでください。

会社の管理者の画面は、人数が少なくても数字を出します。国のストレスチェック（57問）の集団の数字だけは、国の決まりで10人未満を出しません。部署長の画面は10人未満を出しません。人数が少ない区分の数字は1人の答えで大きく動くので、傾向として読んでください。血液型は集計の軸だけで、配置や評価には使いません。

8会議用のまとめで会議をする

1. 「会議」タブを開いて、画面をそのまま会議に映す（または「印刷する（A4）」）名前は1つも出ません。部署長には表示されません。人数が少ない会社でも、部署・年代などの内訳まで出ます。
2. 「AI の会議メモを作る」を押す数字から、議題・確かめる問い・誰が／いつまでに／何をするかの案が出ます（20秒ほど）。数字が変わらなければ前のメモを使います。AI に渡すのは10人以上の区分の数字だけなので、会社全体の回答が10人に満たない間は作れません（表は見られます）。
3. 会議の日を決めておく「設定」タブの「会議の日」で毎月◯日（または月末）を選ぶと、前日の朝に管理者の LINE へ会議用のまとめのリンクが届きます。
4. 下の順番で30分

1. ① 人の出入りと定着（5分）…辞めた時の勤続・年代・理由。1年未満が多ければ、入社後の受け入れ（教え方・相談相手・シフト）を話す。業界の統計は目安。
2. ①-2 入社のきっかけ別（①に含む）…この3年に入った人を、Indeed・介護の求人サイト・ハローワーク・紹介などのきっかけごとに。「うち1年続いた」は、入社から1年たった人のうち、1年たった時にまだ在籍していた人です。人数が少ないきっかけは1人で大きく動くので、続ける・止めるは半年〜1年の様子を見て決めます。登録より前からいる人は「未回答」になりやすく、社員のホームに1問だけのお願いが出ます。
3. ①-3 退職時の3問（①に含む）…退職ボタン（会社都合以外）を押すと、退職日の日中（土日祝なら次の平日）に本人の LINE へ3問だけ届きます。名前・日付は出ず、3人分たまってから「辞める一番の理由」「何があれば続けられたか」が出ます。
4. ② 住んでいる地域（5分）…勤続の長い人が多い地域＝通い続けやすい地域の手がかり。求人を出す地域・媒体・求人票の通勤の書き方を決める材料。
5. ③ 年代（5分）…入社が多い年代は退職も多く出やすいので、①の「辞めた時の勤続」と合わせて読み、受け入れを見直す。年齢・性別・住所で応募者を選ぶことには使えません。
6. ④ 部署ごとのチームワーク（5分）…同僚・上司・会社・職場環境。低い所は「困りごとを聞く場所」。部署長の評価には使わない。④-2 自分の動き方・関わり方は本人のふり返り（自己申告）で、会社全体と部署ごとに出ます。人の評価ではなく「研修や声のかけ方を何から始めるか」の材料です。
7. ⑤ 面談・相談につないだ記録（5分）…面談候補の実施、カウンセリング、やることの進み。
8. ⑥ AI の会議メモで、やることを3つまで決める（5分）…決めたら会議タブの下の「会議で決めたやることを登録する」に入れる（ホームの「対応の記録」に出ます）。次の AI の助言がその続きを見ます。

9社員の登録・異動・退職

1. 「社員」タブで名簿を見る名簿の CSV を取り込むと、登録した人と自動で突き合わせます。
2. 異動は部署を変える、休職は状態を変える集計はその日からの所属で数えます。
3. 辞めた人は「退職」ボタン（理由つき）退職日の日中（土日祝なら次の平日）に「最後の3問」（名前なしで会社に伝わる・3人分以上たまってから会議タブに出る）が1通だけ届き、それ以外は公式LINE から何も送らず、本人も開けなくなります。理由を「会社都合」にした時は3問も送りません。記録は離職の傾向（会議用のまとめ①）に残ります。

外国人のスタッフが選んだ言葉は、アンケートだけでなく、登録・ホーム・結果・カウンセリングの画面と、公式LINE の知らせ（訳の下に日本語の原文つき）にも使われます。本人向けの AI のコメントには「自動の訳」が付きます。会社の管理画面は日本語のままです。

外国人のスタッフは、登録の時に「アンケートの言葉」（日本語・中文・Tiếng Việt・한국어・Filipino・नेपाली・Bahasa Indonesia・Português・English）を選べます。登録の画面は日本語なので、企業コードを送るところまでは手伝ってください。登録のあとに質問が増えた時は、まだ答えていない人のホームと LINE に「1問だけのお願い」が自動で出ます（管理者の作業はありません）。