面談の記録の取扱規程

　　　　　　　　（会社名）　制定 　　年　月　日　版 2026-09-30

1　目的

会社の担当者が社員と面談したあとに、業務の調整とフォローを確実に行うために、面談の記録を残します。記録は人事評価・処分・配置の判断には使いません。面談を受けないことや記録に同意しないことを理由に、不利益な扱いはしません。

2　記録すること・しないこと

記録すること	面談した日／話のテーマ（業務量・人間関係・シフト・休み・待遇・給与・仕事の内容・キャリア・職場の環境・その他）／決めたこと（様子を見る・業務やシフトの調整・上司や部署との共有・カウンセリングの案内・実施者への紹介・次の面談）／確かめる期限と、実施したかどうか／ひと言（100字まで・業務の調整と次に確かめることだけ）
記録しないこと	担当者による本人の採点・評価／面談の会話の全文・録音／病名・体調・通院・服薬など心身の状態のこと／家族のこと／第三者を名指しする内容。体調の話が出た時は、本人の了解を得て産業医・公認心理師など（実施者）や相談先につなぎ、中身は記録しません。
ハラスメント	ハラスメントに当たりそうな話は、この記録ではなく、会社のハラスメント相談の手順（関わった人に見えない記録）で扱います。

3　見られる人

• 会社の管理者と、記録した担当者（担当を替えた場合は新しい担当者）。
• 部署長は、自分が担当した記録だけ。
• 面談のあとに本人が答える任意の1問（「前回の面談のあと、何か変わりましたか」）は管理者が見ます。面談した担当者には見せません。
• 運営会社（株式会社SECRET MEDICINE）は、会社の依頼で操作を代わりに行う時だけ、記録に残る形で見ることがあります。

4　外に出さないこと

面談の記録は、AI（生成 AI）を含む外部のサービスに送りません。本人の了解なく、社外へ出しません。会議用のまとめには名前を出さず、件数だけを使います（本人の1問は答えた人が10人以上の時だけ）。

5　保存と削除

• 記録は作成から2年で自動で消えます。
• 退職した社員の記録は、退職日から通常は開きません（2年で消えます）。
• 紛争・労災の申請などで残す必要がある時だけ、管理者が理由と期限を決めて削除を止めます。期限が来たら通常どおり消えます。

6　本人からの申し出

自分の記録の内容を知りたい・直してほしい・消してほしい時は、下の窓口に申し出てください。

窓口：　　　　　　　　　　（部署・担当者名）　連絡先：　　　　　　　　　　

7　見直し

この規程は年に1回見直し、変えた時は社員に知らせます。